Documents administratifs, courriers personnels et publicitaires, bulletins de paie, relevés de compte, ou encore talons de chèque et factures diverses remplissent vos tiroirs et tous les recoins de votre logement. Du bureau en passant par le salon, et même dans la cuisine, la paperasse s’entasse si bien que vous ne savez pas ni comment vous y prendre pour les ranger correctement, ni même par où commencer. Contrairement à ce qu’il paraît, s’occuper de vos paperasses n’est pas forcément une corvée. Il suffit d’être méthodique, bien organisé et surtout motivé. Voici quelques conseils pour vous aider à faire une gestion efficace de votre paperasse.
Limiter la réception de courriers papiers
Pour mieux procéder à l’organisation de vos documents, commencez par faire le point sur les courriers qui arrivent dans votre boîte aux lettres. En décidant de recevoir des notifications en ligne sur certaines factures (énergie, téléphone et internet, achats, etc.), relevés de compte, tickets de caisse, et bulletins de paie, vous réduisez le nombre de papiers qui arrive chez vous tous les mois. Cela permet de désencombrer votre appartement tout en faisant un geste écologique. De plus, en recevant directement vos reçus par mail sur internet, vous pouvez facilement retrouver la facture d’un produit sans devoir la chercher pendant des heures pour faire jouir de la garantie en cas de problème.
Cette étape est nécessaire avant d’appliquer toutes les astuces de rangement comme celles conseillées par www.accroalorganisation.fr.
L’étape incontournable du tri
Une fois que vous avez terminé d’examiner vos courriers qui sont en version papier, il est temps de trier vos documents selon leur fréquence d’utilisation. Mettez d’un côté les documents à usage régulier et de l’autre les documents à archiver après le tri. Tous les mots de passe, les codes identifiants, ou les autres codes (d’accès banque en ligne, d’utilisateur client, de compte professionnel, etc.) doivent être rassemblés sur une feuille ou sur un carnet de manière à faciliter l'accès à ces données en cas de besoin. Toutefois, vous devrez aussi assurer la sécurité de ces données. Une corbeille à courrier peut être d'une grande aide pour ranger vos papiers importants et qui sont fréquemment utilisés. Dotée de casiers, vous pouvez y disposer les documents par ordre d’utilisation, en plaçant les plus utilisés dans le casier supérieur pour pouvoir y mettre la main rapidement.
Concernant les documents à archiver comme les diplômes, les quittances de loyer, jugement de divorces, les relevés de notes, les dossiers administratifs, etc., vous pouvez les classer par catégories. Vérifiez leurs dates d’expirations et jetez ceux dont la date a été dépassée. Certains documents doivent être gardés pour la vie comme le cas des diplômes, des certificats médicaux, ou encore des carnets de vaccination. Veillez à bien les ranger en prenant toujours soin de disposer en haut ceux dont le degré d’utilisation est plus important.
Bien classer pour mieux s’y retrouver
Rassemblez tous les papiers de votre maison, en veillant à bien vérifier tous les tiroirs et les autres lieux de rangement et procédez au classement par catégories. Voici un exemple de ce que vous pouvez adopter :
- Banque : relevés, RIB, contrat de prêt, talons de chèques…
- Scolarité : diplômes, attestations, relevés de notes…
- Impôts et assurances : mutuelles, taxes (habitation, foncière), impôts, assurances…
- Famille : acte de mariage, jugement de divorce, acte de naissance ….
- Emploi : fiches de paie, contrats de travail, déclaration de revenus ….
- Logement : Bail, loyer, titre de propriété, factures (eau, électricité, internet, mobile) …
- Achats : notices, garanties produit, factures…
- Véhicule : facture d’acquisition, assurance, facture de réparations….
A vous de créer les sous catégories en fonction de vos besoins et de vos habitudes. Évitez cependant de mettre une catégorie « autres » au risque de tout y fourrer par flemmardise.
Le choix du rangement
L’utilisation du classeur pour ranger chaque type de document est toujours d’actualité. Jouez avec les couleurs en fonction de chaque catégorie ou de chaque sous catégorie et étiquetez-les. Ça fait partie des nombreux systèmes qui sont à la fois pratiques et efficaces pour le rangement de documents. Avec cette méthode, vous retrouverez en peu de temps ce dont vous avez besoin sans devoir mettre la pagaille partout. Évitez d’empiler les paperasses en vrac et ce sans aucun ordre logique. Rangez-les par ordre chronologique, des plus anciens au plus récents.
Les documents à garder pour la vie sont à conserver dans des pochettes plastifiées, loin de la poussière et de l’humidité pour une conservation optimale. Évitez de les mettre à la cave ou dans les combles au risque de les abîmer.
A part les classeurs, il existe également sur le marché des petites valisettes trieur. Destinées à un rangement bien ordonné, grâce à leurs compartiments intégrés sous forme d’intercalaires, vous pouvez y disposer avec soin vos documents et vous papiers de plusieurs catégories.
Par ailleurs, certains documents importants qui ont subi des traces d’usures par le temps peuvent être numérisés pour plus de précautions. Vous pouvez en faire autant pour d’autres documents et factures afin de libérer plus d’espace dans votre intérieur. N’oubliez pas cependant d’effectuer une copie de sauvegarde pour éviter tout incident. Quant aux documents administratifs qui doivent toujours être présentés à l’original, vous pouvez les confier à des professionnels du stockage pour plus de sécurité.
