Les notes de frais sont une obligation pour garantir une bonne gestion administrative et financière au sein d’une entreprise. Les dirigeants comme les collaborateurs doivent s’y plier pour prouver les dépenses réalisées à la charge de la société. Pourtant, ces dernières peuvent devenir la bête noire des responsables de la comptabilité et des ressources humaines. La dématérialisation de cette tâche est la meilleure option pour assurer le développement de l’entreprise.
Les notes de frais, une formalité aux multiples contraintes
L’établissement des notes de frais fait partie des procédures qui découragent les salariés. Ils peuvent occasionner la perte du temps et la baisse de productivité de l’entreprise. Plusieurs personnes et services devront suivre des processus stricts pour la gestion de ces documents.
Cela commence par l’élaboration de la note de frais par le salarié, suite à un déjeuner d’affaires ou à des déplacements professionnels. Ce document sera récupéré par l’équipe comptable qui va effectuer une vérification des données. Par la suite, ce sera au service financier d'effectuer un contrôle pour s’assurer qu’il n’y a pas d'oubli ou de fraude.
Cette étape est d’ailleurs indispensable pour observer le respect des règles en vigueur. Après seulement, il pourra faire un remboursement des frais. Pour éviter les erreurs qui vont impacter sur la trésorerie de l’entreprise, il est désormais recommandé d’opter pour la digitalisation. En passant par une plateforme telle que carlabella.com/, vous pourrez mieux réaliser la gestion des notes de frais.
Connaitre les besoins de l’entreprise pour mieux choisir
L’utilisation d’un logiciel dédié pourra aider l’entreprise à limiter la perte de temps et les dépenses inutiles. Cet outil va ainsi permettre votre entreprise de réaliser des économies et gagner en productivité.
Toutefois, il existe de nombreux logiciels pour la gestion des notes de frais sur le marché. Il peut alors être difficile de choisir celui qui sera efficace pour votre société. Afin de faire le bon choix, il est essentiel de commencer par prendre en compte les besoins réels de l’ensemble de votre équipe.
Pour cela, vous devrez faire une liste des fonctionnalités qui seront nécessaires à votre travail. En fonction des dépenses pouvant être effectuées, vous pouvez avoir besoin de :
- La mise en place de plusieurs profils utilisateur
- L’enregistrement automatique des données (nature, montant, TVA)
- Le plafonnement des paiements en fonction de différents critères (nature, période…)
- La réalisation d’un reporting régulier
- La réalisation d’une comptabilisation automatique
- L’accessibilité de l’outil…
En revanche, ce choix ne devra pas être uniquement celui de la direction, mais aussi des salariés. Vous pourrez ainsi adopter la solution qui permettra à votre équipe d’être performante et répondra à leurs besoins.
Logiciel de gestion de note de frais : les principaux critères de choix
Il n’est pas difficile de trouver un outil qui vous fera gagner du temps et de l’argent, tout en assurant la bonne gestion des déplacements et de restauration. Pour cela, prenez en compte les points suivants pour choisir votre logiciel dédié aux notes de frais.
La mobilité
Un collaborateur souhaite faire rembourser ses frais de repas lors d’un déplacement professionnel. Il est essentiel de lui fournir un outil qui sera accessible de n’importe quel endroit et à n’importe quel moment.
La personnalisation
Pouvoir définir des plafonds de dépenses et des comptes dédiés pour chaque collaborateur font partie des fonctionnalités souhaitées dans un logiciel de note de frais. Il est essentiel que les paramètres puissent être modifiés. Cela permettra de répondre à l’évolution des besoins de l’entreprise.
La conformité
Vous devez également veiller à ce que la solution adoptée respecte la législation française en vigueur en matière de gestion de frais professionnels. Parmi elles, il y a la possibilité de stocker des pièces justificatives et la sécurité des données.
L’ergonomie de l’interface, mais aussi la disponibilité et la réactivité du service client est essentielle dans le choix de votre logiciel.
